Combien de temps garder ses papiers et documents administratifs ?

Au fil des années, courriers, preuves de règlement, quittances de loyer, contrats, fiches de paie et autres documents administratifs constituent des archives qui s’accumulent et deviennent généralement encombrants. Mais faut-il nécessairement les conserver ?

Rédigé par Cornélia, le 9 Jul 2017, à 14 h 22 min

S’il vous arrive souvent de faire le tri dans vos affaires, la conservation des documents administratifs demeure un véritable casse-tête. Avec le temps, bien qu’ils soient classés et rangés, leur volume devient important. Mais dans le doute, vous préférez tous (ou presque) les conserver ! Est-ce vraiment nécessaire ? Si non, que garder, que jeter ?

Tout titulaire d’un papier ou document officiel doit le conserver afin de pouvoir attester, justifier d’une situation ou faire valoir un droit à un moment donné.

Toutefois, si au fil des ans, ces documents deviennent encombrants, sachez que vous n’avez aucune obligation de tous les conserver à vie. Alors, quels papiers faut-il garder et pour combien de temps ?

Les documents administratifs à garder à vie

Pour justifier de votre situation définitive et de vos droits en cas d’irrégularité dans une procédure administrative, certains documents administratifs officiels sont à conserver à vie.

Identité/ Famille / Scolarité

Sont concernés l’acte de naissance, le livret de famille, le jugement d’adoption ou de divorce, l’acte de reconnaissance d’un enfant, le contrat de mariage et les diplômes.

documents administratifs

  • Santé : sont d’une validité permanente, les radiographies et examens médicaux, le carnet de vaccination, de groupe sanguin et carnet de santé. Ne vous en séparez donc pas !
  • Logement / Assurance / Retraite : pour justifier et faire valoir vos droits, gardez à vie, vos titres de propriété, relevés d’information automobile, bulletins de paiement de pension de retraite.
  • Que faire des documents d’une personne décédée ? Ascendants, membres de famille, époux (se), pour réclamer ou justifier d’un droit, les documents administratifs appartenant à une personne décédée doivent être conservés.

Documents administratifs à obligation de conservation temporaire

Certains papiers officiels ont une durée de validité définie qui peut, selon la Loi 2008-561 du 17 juin 2008 (Code civil), être prolongée en cas d’évolution de la situation du propriétaire.

  • Logement : les factures de téléphonie/internet ont une durée de validité d’un an, et la preuve de restitution de matériel (box) est de 2 ans (à compter de la date de renvoi).

Quant aux factures d’électricité, gaz et eau, elles doivent être conservées pendant 5 ans maximum.

En cas de travaux, vos papiers et factures de travaux devront être conservés pendant 10 ans (si gros travaux), et 2 ans (si petits travaux).

Les certificat de ramonage est à conserver pendant un an. L’attestation d’entretien annuel de chaudière et échéances APL sont valables pendant 2 ans.

Quant aux documents de location, loyers, état des lieux, ils sont à conserver pendant la durée de location. Ceux relatifs à la copropriété seront utiles pendant 10 ans.

  • Banque/Assurance : si la convention de compte bancaire doit être conservée tant que vous êtes titulaire du compte, les relevés de compte bancaire, le contrat de prêt immobilier et chèques à encaisser sont à conserver respectivement pendant 5 ans, 2 ans et 1 an 8 jours.

Dès la signature de votre contrat d’Assurance-Vie, vous devez le conserver pendant 10 ans.

  • Impôt/Taxes : vous devez garder vos avis d’impôts locaux pendant 1 an (ou 3 ans en cas de dégrèvement). Quant aux avis d’imposition sur le revenu et déclarations de revenus, ils font office de justificatifs pendant 3 ans.
  • Santé : conservez pendant 2 ans, vos relevés de remboursements de frais de santé et maternité. Quant aux ordonnances, gardez-les minimum 1 an (et 3 ans pour des lunettes). Pour les mutuelles, référez-vous aux termes du contrat.

Si vous bénéficiez d’indemnités journalières, conservez vos papiers jusqu’à justification de vos droits à la retraite.

  • Véhicule : jeune conducteur, conservez votre certificat d’examen de conduire pendant 4 mois (jusqu’à réception du permis de conduire). Quant au Certificat de cession et facture relative à l’achat de votre véhicule, ils sont valables tant que vous en êtes propriétaire.
  • Famille/Travail/ Retraite : pour tout bénéficiaire d’allocations familiales, les papiers afférents sont à conserver pendant 5 ans. Pour ce qui est du contrat ou certificat de travail, des bulletins de salaire et de la carte d’invalidité de vos enfants, conservez-les jusqu’à votre retraite.

Pour finir, les attestations d’allocation chômage sont valables pendant 3 ans, et le reçu pour solde de tout compte pendant 6 mois.

Le numérique comme réponse éco responsable à la conservation de nos papiers

Pour préserver l’environnement, préférez des factures électroniques (par exemple), à celles en format papier. Bien que n’ayant pas la valeur d’un document original, la numérisation de nos documents administratifs est encouragée – via des services informatiques sécurisés – pour faciliter leur archivage. L’original devra tout de même être fourni à la demande d’une administration.

Enfin rappelez-vous que vous pouvez recycler tous vos documents papier et que les jeter pourra alimenter la filière du recyclage en France : raison de plus pour faire le tri !

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Diplômée en Sciences Politiques, créatrice de mon entreprise et passionnée par les médias digitaux, je suis aujourd’hui mue par une motivation sans...

1 commentaire Donnez votre avis
  1. Je suis très surprise de cet article qui encense les serveurs informatiques au nom de l’environnement. Pour vous, un document reçu en papier et numérisé pour stockage à distance est « éco-responsable » ? Pouvez-vous expliciter cette position ? En quoi est-ce plus écologique que de conserver l’original papier qui a déjà été émis (et donc a déjà eu son impact) ?
    Par ailleurs, avez-vous des éléments permettant de préférer un original électronique à un original papier, en termes d’impact environnemental toujours ?
    Enfin, pouvez-vous garantir à vos lecteurs que les originaux électroniques seront lisibles dans 30 ans ? Que les formats seront pérennes ? Il me semble plus simple de transporter un carton de documents que de faire des conversions régulières de format et de support tous les 5 à 10 ans. Qu’en pensez-vous ?
    Merci pour vos réponses

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