Combien de temps garder ses papiers et documents administratifs ?

S’il vous arrive souvent de faire le tri dans vos affaires, la conservation des documents administratifs demeure un véritable casse-tête. Avec le temps, bien qu’ils soient classés et rangés, leur volume devient important. Mais dans le doute, vous préférez tous (ou presque) les conserver ! Est-ce vraiment nécessaire ? Si non, que garder, que jeter ?

Tout titulaire d’un papier ou document officiel doit le conserver afin de pouvoir attester, justifier d’une situation ou faire valoir un droit à un moment donné.

Toutefois, si au fil des ans, ces documents deviennent encombrants, sachez que vous n’avez aucune obligation de tous les conserver à vie. Alors, quels papiers faut-il garder et pour combien de temps ?

Les documents administratifs à garder à vie

Pour justifier de votre situation définitive et de vos droits en cas d’irrégularité dans une procédure administrative, certains documents administratifs officiels sont à conserver à vie.

Identité/ Famille / Scolarité

Sont concernés l’acte de naissance, le livret de famille, le jugement d’adoption ou de divorce, l’acte de reconnaissance d’un enfant, le contrat de mariage et les diplômes.

• Santé : sont d’une validité permanente, les radiographies et examens médicaux, le carnet de vaccination, de groupe sanguin et carnet de santé. Ne vous en séparez donc pas !

• Logement / Assurance / Retraite : pour justifier et faire valoir vos droits, gardez à vie, vos titres de propriété, relevés d’information automobile, bulletins de paiement de pension de retraite.

• Que faire des documents d’une personne décédée ? Ascendants, membres de famille, époux (se), pour réclamer ou justifier d’un droit, les documents administratifs appartenant à une personne décédée doivent être conservés.

Documents administratifs à obligation de conservation temporaire

Certains papiers officiels ont une durée de validité définie qui peut, selon la Loi 2008-561 du 17 juin 2008 (Code civil), être prolongée en cas d’évolution de la situation du propriétaire.

• Logement : les factures de téléphonie/internet ont une durée de validité d’un an, et la preuve de restitution de matériel (box) est de 2 ans (à compter de la date de renvoi).

Quant aux factures d’électricité, gaz et eau, elles doivent être conservées pendant 5 ans maximum.

En cas de travaux, vos papiers et factures de travaux devront être conservés pendant 10 ans (si gros travaux), et 2 ans (si petits travaux).

Les certificat de ramonage est à conserver pendant un an. L’attestation d’entretien annuel de chaudière et échéances APL sont valables pendant 2 ans.

Quant aux documents de location, loyers, état des lieux, ils sont à conserver pendant la durée de location. Ceux relatifs à la copropriété seront utiles pendant 10 ans.

• Banque/Assurance : si la convention de compte bancaire doit être conservée tant que vous êtes titulaire du compte, les relevés de compte bancaire, le contrat de prêt immobilier et chèques à encaisser sont à conserver respectivement pendant 5 ans, 2 ans et 1 an 8 jours.

Dès la signature de votre contrat d’Assurance-Vie, vous devez le conserver pendant 10 ans.

• Impôt/Taxes : vous devez garder vos avis d’impôts locaux pendant 1 an (ou 3 ans en cas de dégrèvement). Quant aux avis d’imposition sur le revenu et déclarations de revenus, ils font office de justificatifs pendant 3 ans.

• Santé : conservez pendant 2 ans, vos relevés de remboursements de frais de santé et maternité. Quant aux ordonnances, gardez-les minimum 1 an (et 3 ans pour des lunettes). Pour les mutuelles, référez-vous aux termes du contrat.

Si vous bénéficiez d’indemnités journalières, conservez vos papiers jusqu’à justification de vos droits à la retraite.

• Véhicule : jeune conducteur, conservez votre certificat d’examen de conduire pendant 4 mois (jusqu’à réception du permis de conduire). Quant au Certificat de cession et facture relative à l’achat de votre véhicule, ils sont valables tant que vous en êtes propriétaire.

• Famille/Travail/ Retraite : pour tout bénéficiaire d’allocations familiales, les papiers afférents sont à conserver pendant 5 ans. Pour ce qui est du contrat ou certificat de travail, des bulletins de salaire et de la carte d’invalidité de vos enfants, conservez-les jusqu’à votre retraite.

Pour finir, les attestations d’allocation chômage sont valables pendant 3 ans, et le reçu pour solde de tout compte pendant 6 mois.

Le numérique comme réponse éco responsable à la conservation de nos papiers

Pour préserver l’environnement, préférez des factures électroniques (par exemple), à celles en format papier. Bien que n’ayant pas la valeur d’un document original, la numérisation de nos documents administratifs est encouragée – via des services informatiques sécurisés – pour faciliter leur archivage. L’original devra tout de même être fourni à la demande d’une administration.

Enfin rappelez-vous que vous pouvez recycler tous vos documents papier et que les jeter pourra alimenter la filière du recyclage en France : raison de plus pour faire le tri !